Vergadering, webinar of live event in Teams, wat gebruik je wanneer?

Er is heel veel enthousiasme over de nieuwe webinar-functie voor Microsoft Teams-vergaderingen. Nu komt de vraag: welke tool gebruik je wanneer? De nieuwe functie maakt het belangrijk te begrijpen wanneer we welke soort vergadering best opstarten.

Wat is de webinar-functie in Teams?

In je Agenda heb je een nieuwe functie ‘Webinar’ beschikbaar naast de bestaande opties ‘Vergadering plannen’ en ‘Livegebeurtenis’. Deze nieuwe functie voegt nieuwe mogelijkheden toe aan de bestaande vergaderfunctie.

Bij het boeken van een webinar is de vereiste voor registratie ingeschakeld. Dit is anders dan bij een gewone vergadering.

De functies die er echt een webinar van maken

Wie tot nu webinars organiseerde in Teams, ongeacht of dit via een live-evenement of een vergadering verliep, moest nog steeds een aparte registratiepagina opzetten.

Vaak werd gebruik gemaakt van Eventbrite omdat het gratis is en een behoorlijk aantal functies bevat. Maar als er een geïntegreerde registratiepagina in het platform is ingebouwd, neemt dat een irritant deel van het proces weg. En door deze integratie kunnen organisatoren zowel de registratie als het deelnemersrapport downloaden vanuit de vergadering zelf.

Als deze registratiefunctie niet is wat een vergadering tot een webinar maakt, wat zijn dan de functies die een vergadering wel in een webinar veranderen?

Komende maanden komen er een heleboel nieuwe functies aan in Teams:

  • Maximaal 1.000 deelnemers in een vergadering (momenteel beperkt tot 300).
  • Bezoekers die de limiet van 1.000 overschrijden, doen mee in de modus alleen weergeven, tot maximaal 10.000 (momenteel 20.000 tot eind 2021 vanwege COVID-19).
  • Peilingen op basis van formulieren in vergaderingen zullen gasten ondersteunen.
  • Schakel alle microfoons van de aanwezigen uit (niet alleen dempen maar daadwerkelijk uitschakelen), met de mogelijkheid om ze afzonderlijk in/uit te schakelen.
  • Schakel alle camera’s van de aanwezigen uit, met de mogelijkheid om ze afzonderlijk in/uit te schakelen.
  • Timers voor breakout rooms.
  • Zet breakout rooms op voordat de vergadering begint.
  • Toegang tot een dashboard met registratie- en aanwezigheidsgegevens (in plaats van het downloaden en vergelijken van rapporten).
  • Laat live reacties op inhoud zien (zonder de chat te hoeven gebruiken).
  • Laat deelnemers (in realtime) zien of het probleem met de vergadering aan hun kant ligt of ergens anders.
  • Mogelijkheid om de lobby te voorzien van jouw logo.
  • Verbeterde lijst met deelnemers aan de vergadering.
  • Spotlighten: breng de video onder de aandacht van maximaal 7 deelnemers (momenteel beperkt tot 1).
  • Deelnemen aan de vergadering via code (ipv een volledige link).
  • Voorkom dat mensen deelnemen aan de vergadering nadat ze is begonnen.
  • Toegang tot apps in vergaderingen (dwz meer inhoud toevoegen dan alleen slides, bestanden, polls, chat of video).
  • Reageer op specifieke chatberichten.
  • Geef anderen toegang tot de organisatorfunctionaliteit, zoals het evenementdashboard en rapporten.

 

De optie om de chat uit te schakelen voor een vergadering is beschikbaar vanaf januari 2022, waardoor de organisatoren beter in staat zijn om het gesprek en de aandacht van de aanwezigen te sturen.

Zoals je kunt zien in de bovenstaande lijst, kan je van elke vergadering een webinar-achtige ervaring maken.

Wanneer organiseer je best een vergadering of webinar?

Een webinar is een meeting. Het is belangrijk voor organisatoren om weloverwogen te zijn bij het selecteren van vergaderopties, of het nu gaat om het plannen van een vergadering of een webinar. Kies hoe u wilt dat deelnemers zich engageren. De nieuwe bedieningselementen bieden u meer opties, wat uiteindelijk de ervaring zal verbeteren.

Wanneer kies je voor een vergadering of een live-event?

Een Live event heeft geen mogelijkheden voor interactie, behalve de Q&A-functie. Het heeft geen van de hierboven genoemde functionaliteiten. Een live-evenement is een presentatie van een sterk samengestelde inhoud en is strikt gecontroleerd. Een meeting of webinar kan hetzelfde zijn als je dat wilt, maar die keuze is aan jou.

Wil je ondersteuning zodat de medewerkers in jouw organisatie efficiënter met Teams aan de slag gaan en productiever en gelukkiger worden? Contacteer ons via hello@thinkteams.be of vul je e-mailadres in voor een vrijblijvende inspirerende ontmoeting. In Teams, natuurlijk!

Deel je enthousiasme

Share on linkedin
Share on facebook
Share on twitter
Share on whatsapp
Share on email

Volg je thinkTeams al op LinkedIn?