Vijf redenen waarom je best budget voorziet voor de begeleide uitrol van Microsoft Teams

Binnenkort gaan we het laatste kwartaal in van 2020 en ondertussen worden de budgetten voor volgend jaar vastgelegd. Zit daar ook budget voor de begeleiding van de uitrol van Teams bij?
Hier zijn vijf redenen waarom je best budget voorziet voor de begeleide uitrol van Microsoft Teams:

1. De mindset, niet de tool

Teams is een nieuwe applicatie die een nieuwe manier van samenwerken vraagt van je medewerkers. Zoals transparantie en het durven delen van werkdocumenten die nog niet finaal zijn. De communicatie verloopt ook sneller en vloeiender in Teams. Deze openheid en snelheid is misschien wel vanzelfsprekend voor digital natives, maar voor een groot deel van je medewerkers is dit een grote stap. En daarin dien je hen te begeleiden. Geen zorgen, eenmaal de kritische massa is bereikt in de verandering, krijg je iedereen wel mee.

2. Iedereen in de organisatie is betrokken

Microsoft Teams is een tool waar 80% van je medewerkers 80% van hun werk in kunnen doen. Natuurlijk heb je specifieke digitale tools voor bepaalde profielen zoals in R&D, Finance, HR, etc. Maar Teams gaat de hele organisatie door. Stel dat je iedereen in je organisatie mail zou afnemen en Teams in de plaats zou geven, hoe zou je dat aanpakken? Geen zorgen, e-mail gaat er voorlopig niet uit. Maar het is goed om te weten dat de impact van Teams merkbaar zal zijn bij iedereen in je organisatie.

3. Het gaat snel met de applicatie

Microsoft Teams bestaat ondertussen 3,5 jaar. De applicatie kende in die tijd een snelle evolutie. In de positieve zin. Teams kreeg niet alleen nieuwe functies die het vergaderen gemakkelijker maken, maar ook features die zorgen dat het werken in Teams workspaces leuker en handiger wordt. Bovendien is Teams aan het groeien van een productiviteitstool naar een productiviteitsplatform waar ook tal van andere applicaties mee verbonden zijn. Best ben je als organisatie op de hoogte van deze ontwikkelingen en zorg je ervoor dat je samen met de business al kan testen vooraleer je een nieuwe functionaliteit uitrolt.  

4. De servicedesk heeft al genoeg te doen

Je organisatie verandert voortdurend en al die veranderingen hebben een grote digitale component. IT draagt veel verantwoordelijkheid als het gaat over meer efficiëntie en de ondersteuning hierin van de business. Die tientallen en soms honderden beschikbare applicaties vergen veel van je servicedesk. Als je die extra druk op de al overbevraagde servicedesk wil vermijden, kan je een community bouwen en change agents in je organisatie inschakelen om dit soort digitale stappen vlot te zetten. Zo slaag je er toch in de ondersteuning voor Teams te schalen zonder dat je extra supportbudget moet bijschakelen.

5. Uitrollen zonder governance betekent chaos

Je organisatie heeft in de COVID-19-lockdown Microsoft Teams uitgerold. De focus lag daarbij op online vergaderen. De kans is groot dat dit vrij goed werd onthaald. So far so good. Maar nu begint het pas. Hoe ga je op een overzichtelijke, veilige en gestructureerde manier jouw mensen aan de slag laten gaan met Teams workspaces. Hoe worden die gemaakt? Welke naamgeving hanteer je? Wat is het beleid rond gasten? En de opruiming? Dit zijn maar een paar vragen die je je als organisatie dien te stellen wil je vermijden dat jouw Teams-uitrol in chaos eindigt.

Benieuwd hoe je de Teams-uitrol in jouw organisatie een succes kan maken?

Boek een strategische brainstormsessie met een onze ThinkTeams collega’s en stakeholders (IT, business, HR) uit jouw organisatie. In een uurtje tijd lichten we onze aanpak toe en geven we advies over hoe jouw Teams-traject er zou kunnen uitzien. Helemaal vrijblijvend, uiteraard.

Boek een strategische brainstormsessie

Deel je enthousiasme

Share on linkedin
Share on facebook
Share on twitter
Share on whatsapp
Share on email

Volg je ThinkTeams al op LinkedIn?